公文會辦的醒思

 剛進入公職體系時，我在戶政事務所服務。戶政業務相對單純，很少需要跨單位會辦公文，即使有，也多半只是知會性質，通常不會有太多額外意見。然而，當我調到縣府後，才發現簽辦公文有多困難，尤其是需要會辦其他局處的案件。之後，我得綜合各方意見、權衡利弊得失，最後提出一個可行的解決方案。我很快意識到，這不是一份單純的工作。

我聽過許多人抱怨會計或主計處的會辦意見，覺得他們愛找麻煩。在自己還懵懵懂懂、不知輕重時，我聽了一個前輩的例子，從此以後，我對待會辦意見的態度有了180度的轉變。我認為，那些來自各專業領域的意見，都應該心存感激、好好斟酌辦理。

人們常陷入一種迷思，總愛說：「以前都這樣做，也沒出過事。」但我總認為，沒出事不代表就是對的，很可能只是運氣好，剛好沒被查到而已。記得在公所社會課時，我負責辦理重陽節敬老金。針對發放規定，我請教前輩，對方卻說：「循往例都是這樣發的啊。」我當下回應：「可是這跟規定不一樣耶！」他卻說：「沒事啦！從以前到現在都這樣做。」天啊！那規定是擺好看的嗎？不論當時的課長怎麼說，我就是堅持一切都照規定來辦。結果我才第一次辦理，當年審計處就來稽查了！還好我堅持原則，所有程序都符合規定。這次的經驗讓我深刻體認到，過去沒出事，不代表就是對的，很可能只是還沒被發現而已。

我真心認為，我們應該感謝那些願意提出有建設性意見的人。一方面，他們的專業能點出我們沒注意到的細節；另一方面，也能事先提醒可能遇到的風險。不要覺得他們是在找麻煩，其實人心沒有那麼壞，誰不想當個好人呢？提出意見只是盡本分，有時也是一種自我保護。當然，如何把意見寫得得體也是一門學問，不需要刻意顯示自己有多專業或多奉公守法，點到為止即可。