人才斷層與知識管理

 記得我調職前往臺北的最後一天，仍為了移交清冊一事，與直屬單位主管發生摩擦。他認為我的移交清冊寫得不夠詳盡，特別是操作EXCEL的步驟沒有明確說明。但我當時認為，軟體操作屬於個人能力範疇，不該由我擷取畫面、一步步寫下來。這件事沒有絕對的對錯，只是立場不同，但我當下確實認為主管是在刁難。

不過現在回想起來，我便能理解主管的立場。畢竟我擔任研考工作已久，對Office操作自然沒有問題；但新接任者若平時工作不常接觸，可能就必須花額外的心力學習，變成既要學業務，又要學操作。主管的擔心，其實其來有自。但話又說回來，這就是機關的通病：總認為「事情有人做就好」，沒有做好後續規劃，以致於當承辦人調職或退休時，才開始焦慮「這個工作要怎麼辦？」

或許有主管會說：「沒有哪個工作非誰不可，挺過過渡期和陣痛期就好，只要有人來願意做，問題就解決了。」話雖如此，然而在那段真空期，主管就得要多承擔許多。萬一主管在該方面的能力也力有未逮，這就會演變成一個危機。

的確，沒有哪個工作非誰不可，但工作知識庫的建立與管理便顯得至關重要。這不僅能讓新接手的人有所依循、避免不必要的錯誤，也能大幅縮短適應期。此外，職務代理制度的落實也同等關鍵。我認為職代不該是「名義上的」，而是要真正去執行。如此一來，不論是職務調整或人員離職，都能有效避免人才斷層的問題。只是「理想很豐滿，現實很骨感」，多數機關是做不到的。

不過，與其抱怨，不如行動。從現在開始，我可以試著去建立自己業務上的知識管理系統。不論未來接手的人如何評論這套系統，這至少是在這個職位上，我所能留下的實質貢獻。