檔案管理是一個循環

 在投入半天時間深入學習檔案管理後，我發現這項工作背後的程序與步驟遠比想像中繁瑣。為了改善目前單位的現況，我正式向主管提出了建議。

去年參加了為期三天的「立案編目」課程後，我更深切感受到，檔案管理要做到位真的不容易。這是一項一環扣一環的精密工作：如果源頭的立案沒做好，後端得花數倍的心思去修正；更何況檔案是一個持續的循環，新檔案不斷湧入，舊檔案則面臨年限到期後的銷毀或鑑定。每一關，都是繁重的體力與腦力活。

有鑑於現任的檔管人員即將退休，為了讓後續接手的人能有所依循，不至於面對檔案堆卻一頭霧水，我非常感謝一位已退休友人的提醒。他建議我：在資深同仁退休前，務必將相關作業程序（SOP）建立起來。我們不求立即有什麼驚人的突破，但至少要讓接手的人能維持住現有的水準，讓業務運作不致中斷。