當溫良恭儉讓變成隨便

 前陣子，有別科的主管來找我家主管抱怨，說採購案件一退再退，能不能不要退這麼多次。聽到這番話，我心裡替同仁感到很不平。明明同仁是為了守住法規防線才這麼用心、辛苦，為何最後反而要承受這種責難？

回想起之前有長官建議，要各科先別取號，公文寫好先給秘書室看，等修正完再取號正式簽辦。結果同仁送來的內容東拼西湊，弄得四不像，要修改的地方多如雜草。為了改善這種狀況，我們要求送件前應先給該科的股長、專員看過，結果送到我們手中，依然是錯誤百出。

為了避免同仁一個案件反覆看三、四遍，浪費無謂的行政能量，我決定重新製作一份「查檢表」。要求各科在簽辦前自行對照檢查，並且不再接受事先預看。原本屬於各單位主管應該層層把關的工作，現在全丟給秘書室來代勞，這實在太離譜了。

秘書室在公家機關裡，往往是個微不足道的單位。工作內容沒有亮點、沒有選票，長官平常不重視，總要等到出問題時才想到我們。每次在局務會議中提示的注意事項，也少有長官願意站出來相挺；即便要求我們自行通知各單位，講了也沒人在聽。我們本想藉由長官的力量給業務單位一點壓力，結果卻總是無聲無息。相信每個人在這樣的環境下，都撐得很無力。

我知道自己無法改變太多的現況，但為了避免大家做事流於形式，我認為必須建立起專業的威信。我也要求同仁配合，不要再一味忍讓，想說「順手幫忙改一下就好」。正是這種「溫良恭儉讓」，造就了大家的隨便與懈怠。因此，從現在起我要一步步建立規矩：不確實自我檢查就直接退件，沒有商量的餘地。